دفتر برنامه ریزی، بودجه و تحول اداری

وظايف پست /شغل کارشناس هماهنگی و پیگیری :

الف: ارتباطات

تنظيم فهرست متقاضيان ملاقات با مدير مربوط و تعيين ساعات ملاقات براي آنها.
تنظيم اوقات جلسات و كميسيون هايي كه در دفتر مدير مربوطه تشكيل مي شود و مطلع ساختن مقامات يا افراد شركت كننده در جلسه.
پاسخگويي به مراجعين و راهنمايي آنها و در صورت لزوم فراهم آوردن امكانات انجام در خواست هاي متقاضيان و مراجعه كنندگان كه انجام تقاضاي آنان بدون ملاقات با مقام ذي ربط امكان پذير است.

ب: پيگيري ها

پيگيري امور ارجاعي از سوي مدير و ارايه گزارش لازم به ايشان.
تهيه گزارش لازم در زمينه فعاليت‌هاي حوزه مربوط و ارايه آن به مدير مربوطه.
خلاصه نمودن گزارش‌هاي واصله و ارايه آن براي مطالعه مدير مربوط.
آماده كردن سوابق و پرونده‌هاي مربوط به كميسيون و جلسات و سمينارها براي اطلاع و مطالعه قبلي مدير مربوطه.
ابلاغ دستورات صادره مدير مربوط به اشخاص و موسسات ذيربط و واحدهاي تابعه برحسب خط مشي تعيين شده و درصورت لزوم پيگيري آن‌ها.

ج : امور عمومي و جاري

انجام اقدامات لازم در زمينه نگهداري و بايگاني كردن پرونده ها، اوراق، نامه ها، گزارش ها و ساير اسناد و مدارك واحد مربوط در محل مخصوص.
دريافت نامه ها، پرونده ها و ساير مكاتبات رسيده به حوزه خدمت و ثبت خلاصه مشخصات و جريان آنها در رايانه يا دفاتر مربوط.
تفكيك و توزيع نامه ها، گزارش ها و ساير مكاتبات بين افراد واحد مربوط از طريق عين مكاتبات يا به صورت مجازي و مكاتبات بدون كاغذ.
استفاده از نرم افزارهاي پردازش متن، دريافت و ارسال نامه هاي الكترونيكي، دورنگار و ... .
تهيه گزارش هاي مورد نياز مدير مربوطه حسب مورد